Como adicionar convidados no Asana

Os aplicativos de gerenciamento de equipe são ótimos para manter todos na equipe em sintonia com relação à organização. Com o Asana, os gerentes podem distribuir tarefas com eficiência e adicionar membros convidados às equipes de suporte para fornecer uma força de trabalho adicional para seus projetos importantes.

Quer você esteja liderando uma equipe ou apenas um membro, contaremos tudo sobre como dominar o gerenciamento de projetos e como adicionar convidados à sua organização ou equipe no Asana. Continue a ler para saber mais.

Como adicionar convidados no Asana

O Asana permite que as empresas adicionem novos membros, mesmo que não tenham um domínio de e-mail. Esse recurso é útil para adicionar novos colaboradores a tarefas específicas ou adicionar clientes para acompanhar seu progresso. O status de convidado permite que qualquer pessoa sem um e-mail com um domínio de organização se torne um Convidado da Organização.

Administradores de organizações no Asana são as pessoas autorizadas a convidar e adicionar convidados. Eles podem decidir quem pode adicionar novos membros, escolhendo se apenas administradores, membros da organização ou todos podem convidar novas pessoas para a equipe.

Veja como convidar convidados do Admin Console:

  1. Abra o Asana e clique no botão “Membros” no canto superior direito.

  2. Toque no botão “Convidar membros”.

  3. Digite o endereço de e-mail da pessoa que você deseja convidar.

  4. No menu suspenso, escolha o projeto ao qual deseja atribuí-los.

  5. Confirme clicando em “Enviar”.

Aqui estão as etapas para convidar alguém para participar de um projeto:

  1. Abra o Asana e o projeto para o qual deseja convidar novos convidados.

  2. Clique no ícone “Membros” e a janela “Compartilhar Projeto” será aberta.

  3. Você pode convidar novos membros da equipe ou Convidados digitando seus nomes ou endereços de e-mail.

Como convidar pessoas para sua organização

A maneira mais fácil de convidar novos membros ou visitantes para seus projetos é enviar a eles um link de convite compartilhável. Os usuários do Asana podem compartilhar esses links em muitos canais como Slack, Microsoft Teams, e-mail ou até mesmo por mensagem de texto. Links compartilháveis ​​são ótimos para convidar novos membros, e e-mail é melhor para visitantes.

Se você quiser convidar alguém para um projeto, aqui está o que você precisa fazer:

  1. Abra o Asana.

  2. Na barra lateral esquerda, encontre o projeto que deseja compartilhar.

  3. Clique no botão “Compartilhar” localizado no canto superior direito.

  4. Escolha se deseja convidar alguém por e-mail ou um link compartilhável.

  5. Copie o link para compartilhar o projeto.

Se você quiser convidar alguém para a equipe, veja como você pode fazer isso:

  1. Abra o Asana.

  2. Clique no nome da sua equipe.

  3. Toque no botão “Convidar”.

  4. Na janela pop-up, decida se deseja convidar membros por e-mail ou um link.

FAQs adicionais

Você pode manter projetos e tarefas privados no Asana?

Sim, você tem controle total de todos os seus projetos no Asana e pode decidir seu status. Os controles de permissão permitem que você fique de olho em cada informação e sua visibilidade para os membros da Organização. Cada indivíduo pode determinar se deseja compartilhar algo apenas com sua equipe e colaboradores ou com todos os demais membros da Organização.

Se as tarefas fazem parte de um projeto privado, sua visibilidade é limitada apenas aos colaboradores que trabalham diretamente no projeto e em suas tarefas. Cada colaborador pode ver suas tarefas ou subtarefas, mas não podem acessar as tarefas de outras pessoas, mesmo se estiverem na mesma organização.

Às vezes, quando você deseja que informações específicas permaneçam entre alguns membros da equipe, você pode marcar esses projetos como Privados ou mesmo Somente para comentários. Depois de definir suas tarefas como públicas, elas se tornam disponíveis para todos da sua organização ou equipe.

Quando você decidir alterar a privacidade do seu projeto, é o que você precisa fazer:

• Clique em “+” no canto superior direito.

• Lá, você verá todos os membros e convidados de sua equipe e, acima de tudo, “Tornar privado”.

• Depois de clicar em “Tornar privado”, seu projeto ficará disponível apenas para membros da equipe.

Como alternativa, se você deseja alterar o status de uma tarefa para privada, aqui está o que você precisa fazer:

• Abra uma tarefa no Asana.

• Clique em “Tornar privado” no canto superior direito.

• Desta forma, a tarefa é privada apenas para você e outros colaboradores verem.

• Remova todos os colaboradores na parte inferior da página se quiser que esta tarefa seja privada.

Você pode adicionar membros e convidados ao mesmo projeto?

Na verdade, você pode adicionar membros e convidados ao mesmo projeto. Quando estiverem na mesma equipe, eles poderão ver os nomes uns dos outros e interagir mais. Se dois convidados atualmente se veem como um "usuário particular", isso significa que eles não estão trabalhando no mesmo projeto ou não estão na mesma equipe. Depois que eles são atribuídos ao mesmo projeto, seus nomes se tornam visíveis.

Os membros podem convidar Visitantes para a Organização, mas os Administradores são os que tomam as decisões finais. Claro, um membro só pode adicionar convidados aos projetos em que está trabalhando, e o administrador pode adicioná-los a todos os projetos ativos, bem como aos ocultos.

Você pode ter vários cessionários no Asana?

Atualmente, não é possível ter vários cessionários no Asana. Apenas uma pessoa pode ser designada para uma tarefa, pois ela é responsável por sua conclusão.

Uma maneira de compartilhar uma tarefa entre pessoas diferentes é adicionar uma ou mais subtarefas, onde você pode facilmente incluir mais colaboradores. Outra forma é usar a opção “Atribuir cópias” e ter mais pessoas trabalhando nas cópias da mesma tarefa.

O Asana se integra às equipes?

Asana e o Microsoft Teams co-criaram uma ferramenta de gerenciamento de equipe de sucesso. Usando o Asana para Microsoft Teams, as equipes podem trabalhar juntas com mais eficiência. Dentro desta integração, você pode usar Teams para falar com colaboradores e Asana para distribuir tarefas.

Aqui está o que a integração permite que você faça:

• Siga as tarefas, projetos e atualizações do Asana dentro das equipes.

• Use equipes para pesquisar projetos no Asana.

• Crie notificações personalizadas que funcionem em ambas as plataformas.

• Personalize todas as suas preferências de notificação.

• Use todos os arquivos do Microsoft Office e anexe-os aos projetos e tarefas do Asana.

• Use o OneDrive para armazenar todos os dados importantes para tarefas e projetos do Asana.

O que os hóspedes podem fazer no Asana?

Os convidados não podem ter o mesmo nível de acesso que os membros da organização. Além disso, eles poderão ver apenas as informações ou arquivos especificamente compartilhados com eles ou dentro de um grupo em que fazem parte. Os convidados podem ver tarefas, projetos e projetos públicos que foram compartilhados com eles, mas não têm permissão para editar eles.

Recursos pagos estão disponíveis, mas quando se trata de criar, editar ou mesmo excluir campos personalizados, isso será impossível se você for um convidado no Asana.

Aqui está o acesso que os convidados têm:

• Os convidados não podem se tornar membros do grupo

• Os convidados não podem se tornar membros do grupo sem alterar seus endereços de e-mail

• Os convidados não podem navegar em outras equipes ou acessar diferentes grupos dentro da organização

O que significa ser um convidado em uma organização?

Convidados são usuários que não possuem uma conta de e-mail oficial da empresa. Eles recebem um convite para ajudar a equipe com um ou vários projetos em mãos. Com o status de Convidado, você pode se comunicar com clientes, clientes ou qualquer outra pessoa que trabalhe no projeto. No entanto, dentro da Organização, você só pode ver o que outras pessoas compartilharam com você.

No Asana, os convidados podem adicionar ou editar valores dentro do projeto ou tarefa, mas não podem excluí-los ou criar novos. Além disso, eles têm acesso a todos os recursos premium que você permite que eles usem, exceto para gerenciamento de campos personalizados.

Os convidados podem ver uns aos outros?

Os convidados só podem se ver se estiverem trabalhando juntos em pelo menos um projeto. Caso contrário, eles verão os outros como “Usuários privados”. Dessa forma, a organização garante que eles não possam ver seus nomes, a menos que estejam trabalhando em algo juntos.

Qual é a diferença entre um convidado e um membro com acesso limitado?

Convidados e Membros com acesso limitado (LAM) estão ambos na base da escada corporativa. Em essência, os LAMs já fazem parte da organização, enquanto os convidados são membros temporários da equipe. Claro, se um Visitante mostrar talento e resultados satisfatórios, ele pode se tornar um LAM ou até mesmo um Membro.

Embora os convidados não compartilhem o domínio da empresa e não sejam contabilizados no plano Asana, os LAMs têm um endereço de e-mail corporativo e uma contagem de licenças em uma empresa. O status de convidado existe apenas em Organizações e LAMs que fazem parte de Organizações e Espaços de Trabalho no Asana.

Fique sempre no caminho certo

Lidar com equipes não é uma tarefa fácil, mas ferramentas como o Asana podem ajudá-lo a gerenciar a carga de trabalho e criar equipes funcionais que entregam no prazo. Equipado com um kit de ferramentas específico que permite aos administradores adicionar membros, convidados e reajustar membros da equipe com apenas alguns cliques, é uma ferramenta indispensável para qualquer empresa profissional.

Esperançosamente, nós ajudamos você a entender como o Asana funciona e como aproveitá-lo ao máximo. Além disso, agora você sabe como adicionar convidados à sua equipe e gerenciar a visibilidade de todos os seus projetos.

Você gosta de usar o Asana? Você o tem usado com o Microsoft Teams?

Conte-nos mais sobre isso na seção de comentários abaixo.