Como adicionar tags no Asana

Asana é uma das ferramentas de colaboração mais usadas no mundo. Com milhões de clientes, é excelente para todos os entusiastas da produtividade. Além disso, possui flexibilidade e ferramentas suficientes para trabalhar bem com pequenos projetos e tarefas, bem como com projetos de grandes empresas. A equipe do Asana desenvolve e lança novos recursos todos os anos para fornecer aos usuários recursos úteis de gerenciamento de projetos, como linha do tempo e exibição de lista, para citar alguns.

Como adicionar tags no Asana

Neste artigo, cobriremos tudo que você precisa saber sobre o uso de tags no Asana. Também descreveremos como adicionar comentários, gerenciar tarefas recorrentes e visualizar todas as tags para garantir que seus projetos sejam tratados em tempo hábil.

Como adicionar tags ao Asana

As tags são uma ferramenta útil que fornece um nível adicional de controle a qualquer projeto ou tarefa. Você pode usá-los para seguir os avanços do seu projeto ou categorizá-los de acordo. Além disso, você pode ver todas as tags de cada projeto e, ao clicar em uma tag, pode ver todas as tarefas associadas a ela.

Veja como você pode adicionar uma tag a qualquer tarefa Asana:

  1. Abra o Asana.

  2. Navegue até o projeto em que você está trabalhando.

  3. Clique no ícone de três pontos no canto superior direito.

  4. Clique em “Adicionar tags”.

Se você estiver com pressa e procurando tarefas específicas, tente pressionar o atalho “Tab + T” e verá imediatamente todas as tags associadas ao seu projeto e encontrará todas as informações corretas. Outro ótimo recurso é que você pode adicionar cor às suas tags e reconhecê-las ainda mais rápido. Você pode usar verde para algo aprovado ou vermelho se houver um atraso ou problema inesperado.

Como visualizar todas as tags no Asana

Atualmente, não é possível acessar todas as suas tags no Asana. No entanto, você pode ver as tags mais usadas na barra lateral e pesquisar as que você precisa ou as que usou recentemente. Se sua organização tiver mais de cem tags, provavelmente seria melhor usar a API ou o API Explorer para localizá-los. Levará um pouco do seu tempo, pois não é um processo fácil, mas você eventualmente verá todas as suas tags.

Aqui estão algumas coisas que você pode fazer:

  1. Ao clicar na tag, você verá todas as tarefas marcadas com essa tag.
  2. Você pode alterar a cor da tag e renomeá-la sempre que necessário.
  3. Quando você começar a digitar o nome da tag, verá muitos deles como uma recomendação.

Como adicionar uma tarefa recorrente no Asana

Cada equipe deve ter tarefas recorrentes, pois são a melhor maneira de lembrar a todos o que precisa ser feito. No Asana, as tarefas recorrentes se duplicam em uma nova tarefa com uma data de vencimento diferente toda vez que você termina a anterior. Lembre-se de que se você decidir definir uma grande tarefa para repetir, não o faça com pequenas subtarefas anexadas, pois elas começarão a se duplicar e você terá muitas delas em sua agenda.

Veja como você pode transformar qualquer tarefa em recorrente:

  1. Abra a tarefa no Asana.

  2. Toque na seção “Data de vencimento”.

  3. Na agenda, você verá “Definir para opção de repetição”.

  4. Clique nele e clique em “Concluído”.

Você também pode ajustar a frequência com que deseja que sua tarefa recorrente apareça, se ela se repete semanalmente, mensalmente ou em um intervalo específico. Todas essas opções estão localizadas na seção “Data de vencimento” para que você especifique a hora e a data de cada tarefa recorrente.

Quando quiser que sua tarefa se repita durante a semana, você terá que selecionar uma opção “Semanalmente” e marcar os dias. Se você precisa que a tarefa seja repetida trimestralmente, defina-a para repetir “Mensalmente” e faça-a repetir a cada três meses. Se for uma tarefa que você terá que fazer duas vezes por ano, use a opção "Mensal" e selecione a recorrência de seis meses. Quando você quiser remover a tarefa, escolha “Nunca” na seção de repetição, e a tarefa irá parar de se repetir.

Como adicionar uma nova tag no Asana

As tags são essenciais para todos os projetos ou tarefas ativas no Asana. Eles rotulam as atribuições, permitindo que todos acompanhem seu progresso. Dois elementos principais de cada tag são a palavra-chave e a cor.

Uma palavra-chave pode ajudá-lo a categorizar todas as suas tarefas e fornecer palavras de pesquisa que você pode digitar sempre que precisar encontrar tarefas específicas. Quando se trata de cor, pode funcionar como um elemento de busca visual. Usar tags é fácil quando sua equipe já as criou. No entanto, quando você precisa começar do zero, é quando as coisas podem ficar um pouco mais complicadas, pois você terá que criar um sistema completo.

Veja como criar uma nova tag:

  1. Abra uma tarefa ou projeto.

  2. Ao lado da tag existente, você verá um sinal “+”.

  3. Digite o nome da nova tag.

  4. Toque nele e, na parte inferior do menu suspenso, você verá “Criar tag para (nome da tag digitada)”

Sempre que você começar a digitar uma nova tag, verá que obterá todos os nomes de tag semelhantes. Dessa forma, você não terá que perder muito tempo tentando localizar um específico. Se você criou uma nova tag e percebeu que há um erro de digitação, você pode excluí-la rapidamente e criar uma corrigida. Veja como você pode excluir uma tag:

  1. Abra sua tarefa no Asana.
  2. Toque no ícone de seta ao lado do nome do projeto.

  3. Toque em “Excluir etiqueta”.

Quando você exclui uma tag, todos os seguidores da tag recebem um e-mail para informá-los sobre a exclusão. Se você excluiu uma tag por engano com um ID de tag, poderá restaurá-la após entrar em contato com a equipe do Asana. Em um menu suspenso, você também pode compartilhar o URL de uma tag, sincronizá-la com o seu calendário e adicionar cores para garantir que todos notem assim que abrirem a tarefa em questão.

Como adicionar comentários no Asana

Um dos novos recursos que o Asana introduziu são os comentários. Eles podem fornecer informações adicionais sobre a tarefa, permitindo que os colaboradores façam perguntas e vejam as reações de todos. Além disso, esse método de comunicação permite que todos obtenham respostas instantâneas.

Se você quiser adicionar um comentário, coloque o cursor no campo de comentário e digite-o. Quando terminar, clique em “Comentar” e todos poderão ver.

Se você escrever seu comentário e se esquecer de postá-lo, ele se tornará automaticamente um rascunho para que você possa usá-lo em outra ocasião. Você também pode usar o comando “Tab + C” para começar a digitar rapidamente o seu comentário.

Como renomear uma tag no Asana

Quando você usa muitas tags, todos os membros da equipe precisam estar na mesma página ao nomeá-los. É por isso que você pode ter que renomear alguns deles algumas vezes até ver o que funciona melhor para suas equipes. Se você precisar renomear uma nova tag por algum motivo, aqui está o que você precisa fazer:

  1. Abra o Asana.

  2. Vá para a tarefa e clique no ícone da tag.
  3. Clique na seta ao lado do nome do projeto.

  4. No menu suspenso, selecione “Renomear tag”.

Tente evitar a criação de tags duplicadas, pois cada equipe tem sua maneira única de usar tags e nomeá-las. Às vezes, você notará que as tags têm nomes semelhantes, mas usam cores distintas. É por isso que você precisa se certificar de não renomear um título perfeitamente funcional.

FAQs adicionais

Qual é a melhor maneira de usar tags no Asana?

Existem muitas maneiras de usar tags no Asana. Um dos melhores para muitos usuários é organizar um calendário de trabalho. Dessa forma, você pode usar tags para controlar todas as tarefas por uma semana ou um mês. E seguindo as cores, você pode ver o que está acontecendo com o projeto. É uma maneira fantástica de trabalhar com qualquer tipo de gerenciamento de conteúdo, e vai provar sua utilidade quando se trata de projetos que têm muitas pequenas tarefas.

Outra ótima maneira de usar tags no Asana é identificar suas prioridades e resultados. Sem uma classificação detalhada, todas as tarefas parecerão igualmente importantes e as importantes não terão prioridade. Usando tags, você pode conectar cada tarefa ao seu produto final para que toda a equipe saiba o que é urgente e o que não é.

Para cada equipe que lida com o backlog do produto, é imperativo ter um sistema onde cada relatório, solicitação ou tarefa tenha uma etiqueta colorida específica. Sem ele, os projetos podem se tornar rapidamente complicados e levar muito do seu tempo para resolver as coisas.

As tags e os campos personalizados são iguais?

Não, uma vez que são usados ​​para finalidades diferentes dentro de um projeto ou tarefa. As tags servem para marcar as funções e agrupá-las de acordo com a importância ou parte do projeto.

Os campos personalizados são usados ​​quando os dados precisam ser compartilhados entre as pessoas que trabalham no mesmo projeto ou quando você precisa rastrear informações individuais em vários projetos.

Tag e pronto!

O Asana é um aplicativo de gerenciamento de produtividade útil que desenvolveu várias ferramentas para aprimorar a forma como as equipes trabalham. Usando tags e comentários, você pode garantir que todos estejam fazendo o melhor para tornar seu produto bem-sucedido enquanto você ainda está no controle. É aí que as tags se provam mais úteis.

Agora que você sabe mais sobre como as tags funcionam e como adicioná-las aos seus projetos, poderá usar o Asana ao máximo. Quais são suas experiências com o uso de tags? Você já criou um novo?

Conte-nos mais nos comentários abaixo.