BCCing a si mesmo é uma coisa muito útil para acompanhar e-mails. Se você preferir ter um e-mail enviado em sua caixa de entrada, geralmente para fins de acompanhamento, adicionar seu próprio endereço de e-mail como BCC é a escolha certa. No entanto, as pessoas muitas vezes esquecem isso ao enviar um e-mail importante, o que as leva a esquecer de fazer o acompanhamento. Isso pode facilmente levar a problemas no futuro.
Felizmente, existe uma maneira de se enviar automaticamente como BCC sempre que você enviar um e-mail, o que é uma maneira infalível de garantir o acompanhamento de todos os e-mails. No entanto, habilitar o auto-BCCing automático não é muito simples. Envolve a criação de uma regra no Outlook.
Gerenciar regras e alertas
Auto BCC e CC são uma grande coisa no Outlook. Embora você tenha que baixar um novo add-on para sua conta de e-mail baseada em navegador para fazer isso, o Microsoft Outlook permite que você crie uma regra. O recurso de regras é encontrado no Gerenciar regras e alertas opção de menu na parte superior central da tela, no Casa guia, sob o Regras ícone.
Clique Gerenciar regras e alertas e você verá uma nova janela que oferece a opção de criar uma nova regra. Clique Nova regra no canto superior esquerdo desta janela. Você verá 3 categorias: Fique Organizado, Mantenha-se atualizado, e Comece com uma regra em branco. Selecione Aplicar regra nas mensagens que envio debaixo de Comece com uma regra em branco categoria.
Condições
Na janela do Assistente de regras, você pode escolher quais emails serão enviados a você como BCCs. Por exemplo, verificando com palavras específicas no assunto opções, você está criando a regra BCC automática para e-mails com certas palavras que você menciona.
Como é você quem envia o e-mail, você pode usar esta opção inteligente para classificar seus e-mails automaticamente. Você pode adicionar a palavra “Acompanhamento” à lista de palavras específicas e marcar os e-mails que precisam de acompanhamento com essa palavra.
Existem também muitas outras condições interessantes que você pode definir para seus e-mails. Se você deseja que todos os e-mails que enviar sejam armazenados em sua caixa de entrada como BCC, basta clicar Próximo, sem marcar nenhuma das caixas listadas.
Exceções
As exceções são essencialmente o oposto das Condições aqui. Como você provavelmente já deve ter adivinhado, é aqui que você descreve as situações em que não deseja se incluir como BCC. Você pode seguir o mesmo exemplo acima e usar o exceto se o assunto contém palavras específicas opção para adicionar uma exceção. Neste exemplo, você pode usar o comando “não acompanhamento”, mas isso pode criar confusão e até mesmo um erro, pois as palavras de acompanhamento já fazem parte de suas condições.
Você talvez esteja melhor com o exceto se enviado para pessoas ou grupo público ou o exceto se atribuído a qualquer categoria exceções.
Ações
É aqui que você “programa” as ações às quais esta regra se aplica. Ou seja, é aqui que você escolhe o que acontecerá com os e-mails para os quais você definiu as condições. Você quer ter certeza de que um e-mail enviado por você acabará em sua caixa de entrada, mas, infelizmente, uma automação de comando BCC direto não existe aqui. Isso não significa que você não pode imitar um BCC.
Em primeiro lugar, selecione Cc a mensagem para pessoas ou grupo público na etapa Ações do Assistente de regras. Agora clique pessoas ou grupo público e digite seu endereço de e-mail. É assim que você garante que o e-mail que enviar e atender às condições definidas acabará na sua caixa de entrada. Se você não quiser que seu endereço de e-mail apareça publicamente nos e-mails que enviar, verifique o Mover uma cópia para a opção de pasta especificada na primeira etapa, clique no Pasta Especificada link e selecione sua caixa de entrada.
BCC em sua caixa de entrada
Ajustar sua própria correspondência para atender às suas necessidades proporcionará uma grande vantagem em seu trabalho. Isso garantirá que sua caixa de entrada seja bem organizada e que uma boa organização seja essencial em qualquer tipo de trabalho. Obviamente, o Assistente de Regras do Outlook tem mais casos de uso do que apenas configurar um BCC automático. No entanto, é essencial planejar as coisas com cuidado e garantir que as exceções e condições não se sobreponham e que incluam os tipos certos de e-mail.
Regras BCC automáticas bem elaboradas podem ajudá-lo muito a classificar sua caixa de entrada. No entanto, se você fizer isso mal, poderá inundar sua caixa de entrada, criando um problema ainda maior do que aquele que você se propôs a resolver.
Você usa BCC automático no Outlook? Como você configurou isso? Quais exceções e condições você usa e quais outras regras você criou?