Sem dúvida, o Gmail é o serviço de e-mail mais popular. Funciona muito bem com aplicativos de terceiros para sincronizar conteúdo em diferentes protocolos. Ele também oferece boas opções para automatizar, gerenciar e classificar seus e-mails.
Isso é feito por meio de rótulos inteligentes que podem ser usados como pastas e há alguns rótulos padrão que devem classificar automaticamente as mensagens recebidas. Verdade seja dita, pode levar algum tempo para definir e programar tudo. No entanto, você obterá uma caixa de entrada limpa e sem confusão e será mais fácil selecionar e classificar todos os e-mails em massa.
O que são rótulos inteligentes?
Por padrão, os rótulos inteligentes classificam os emails recebidos em cinco categorias. Aqui estão o que eles são:
Social - este marcador contém e-mails de serviços de namoro, mídia social e outros sites de compartilhamento de mídia.
- Atualizações - Seus recibos digitais, contas, confirmações, bem como demonstrações financeiras acabam na etiqueta de atualizações.
- Primário - Mensagens que não pertencem a nenhum outro lugar e e-mails pessoais vão para o marcador Principal.
- Fóruns - E-mails sobre mensagens de fóruns, grupos e fóruns online disponíveis na guia Fóruns.
- Promoções - Os incômodos e-mails e campanhas de marketing são enviados para Promoções.
Observação: O Gmail é muito bom em filtrar os e-mails nos marcadores, desde que você os tenha habilitados e devidamente configurados. No entanto, alguns dos novos e-mails ainda podem acabar na guia Principal.
Configurando rótulos inteligentes
O Google permite que você escolha quais rótulos inteligentes aparecem em sua caixa de entrada. Por exemplo, o menu de configuração é onde você pode remover Promoções ou Social de sua caixa de entrada. Isso é o que você precisa fazer.
Passo 1
Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da tela para acessar o menu Configurações. Em seguida, clique em “Ver todas as configurações”.
Passo 2
Agora, selecione “Caixa de entrada” e clique na caixa na frente dos marcadores que deseja colocar em sua caixa de entrada. A menos que você realmente precise dos e-mails promocionais ou sociais, fique à vontade para manter tudo desmarcado. Quando terminar, clique em “Salvar alterações” para confirmar e pronto.
Usando filtros para classificar e-mails automaticamente
Os filtros existem para classificar e-mails automaticamente e colocá-los em um rótulo correto. Conforme indicado, os filtros padrão fazem um bom trabalho por conta própria e você também pode definir filtros personalizados.
Passo 1
Abra o Gmail e clique na pequena seta para baixo na barra de pesquisa (a seta está na extremidade direita da barra). Um formulário digital é aberto e você precisa preencher as seções relevantes.
Passo 2
O formulário é bastante abrangente e inclui o e-mail do remetente e do destinatário, assunto, tamanho, data, etc. O campo “Inclui as palavras” é bastante interessante porque permite inserir as palavras-chave desejadas e enviar spam direto para o esquecimento digital.
etapa 3
Depois de preencher os campos, clique em Criar filtro e outra janela pop-up aparecerá, então você deve escolher “Ignorar a caixa de entrada (arquivá-la)”. Ao fazer isso, você garante que os e-mails de filtro evitem sua caixa de entrada e apareçam apenas sob o rótulo designado. Você também deve escolher “Também aplicar filtro a 15 correspondentes conversas ”localizado na parte inferior da janela pop-up.
Passo 4
Há uma seta suspensa ao lado de “Aplicar o marcador”, clique nessa seta e selecione o marcador que corresponde aos e-mails filtrados.
Dica do especialista: O Google não limita suas opções aos rótulos padrão. Clique em “Novo rótulo” e crie um personalizado que corresponda às suas necessidades.
Etapa 5
Finalmente, você clica em “Criar filtro” novamente e todos os e-mails filtrados saltam de sua caixa de entrada para o marcador. Isso também se aplica a e-mails antigos que você recebeu de um determinado remetente. Você pode visualizar os e-mails filtrados se selecionar Todos os e-mails ou acessar esse filtro.
Consideração importante
As mensagens filtradas aparecem nas respectivas pastas quando você usa um cliente de e-mail para acessar o Gmail por meio de IMAP. Por outro lado, isso não se aplica quando você usa o Gmail POP. Desta vez, as mensagens filtradas aparecem com todas as novas mensagens.
Exportando e importando filtros
Você pode não saber, mas o Google permite que você exporte e importe filtros. Isso pode ser um verdadeiro salva-vidas se você precisar mudar para um novo cliente de e-mail.
Para exportar os filtros, abra as Configurações do Gmail, clique em “Ver todas as configurações” e selecione a guia “Filtros e endereços bloqueados”. Escolha o filtro que deseja exportar e clique em “Exportar”. Você obterá um arquivo .xml que pode ser editado por meio de um editor de texto. Mas não há razão para fazer edições lá, pois é mais fácil excluir / alterar os filtros depois de carregá-los.
Importar filtros também é bastante fácil. Vá para a parte inferior da página e selecione “Importar filtros” e “Escolher arquivo”. Localize o arquivo .xml dos filtros, clique nele e escolha “Abrir arquivo”. O Gmail não finaliza automaticamente a ação, você precisa clicar em “Criar filtros” para confirmar.
Truque bacana: A maneira mais rápida de classificar automaticamente e-mails importantes é marcá-los com uma estrela. Basta clicar na pequena estrela ao lado da data e hora e os e-mails aparecem na seção Com estrela.
The Postman Cometh
No final das contas, configurar a classificação automática no Gmail leva algum tempo e esforço. Mas a IU é intuitiva, simples de usar e você só precisa fazer isso uma vez.
Você usa um cliente de e-mail para acessar sua conta do Gmail? Quais rótulos personalizados você gostaria de criar? Sinta-se à vontade para nos contar mais sobre suas preferências na seção de comentários abaixo.